Mitarbeiterinformation in Echtzeit

Während sich viele Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung auf die zunehmende Vernetzung der technischen Systeme konzentrieren, wird der Mitarbeiterinformation (Interne Kommunikation) oftmals wenig Aufmerksamkeit geschenkt, wobei gemeinsames Wissen und der schnelle Zugang dazu eine Grundlage sind, um in einer ebenfalls schneller werdenden Umgebung Schritt zu halten. Die Vielfalt an Informationen, mit denen wir im Berufsalltag konfrontiert sind, ist enorm und wird weiter steigen, insb. auch was erforderliche Aushänge und gesetzliche Informationen betrifft. Eine Möglichkeit dies in Bahnen zu lenken, besteht bspw. in der Verwendung einer entsprechenden Digital Signage Lösung, da ebd. oftmals unausweichlich sind. Um einen grundlegenden Überblick über Digital Signage Lösungen im HR-Kontext zu geben, soll der nachfolgende Fachbeitrag die wesentlichen Aspekte beleuchten.

Keine Zeit bzw. Lust den kompletten Beitrag zu lesen? 

Gerne können wir einen Termin vereinbaren, bei dem wir die wichtigsten Dinge mit Ihnen besprechen.

INHALTSVERZEICHNIS

1. Funktionsweise
2. Gestaltung
3. Mehrwert
4. Ausblick

1. FUNKTIONSWEISE

Das Kernelement eines jeden Digital Signage Systems stellt die Software bzw. das Content-Managementsystem (CMS) dahinter dar. Mittels cloudbasiertem Back-End können Inhalte an einzelnen oder mehreren Standorten zentral gesteuert werden. Von der Architektur besteht das System i.d.R. aus einem cloudbasierten Back-End (Server), einem Bildschirm (Anzeigegerät) und einer lokalen Steuereinheit (Computer), auf den sämtliche Media-Daten übertragen werden. Die Funktionsweise sieht dabei wie folgt aus:

Bei den meisten Softwarelösungen können alle relevanten Aktivitäten über das webbasierte Content-Management-System (CMS) gesteuert werden. An dieser Stelle sind i.d.R. keine zusätzlichen Installationen erforderlich. Sofern bei der eingesetzten Software ein Nutzer- bzw. Rechtemanagement vorhanden ist, so kann das Content-Management entweder zentral gesteuert oder an Mitarbeiter vor Ort delegiert werden. Die Verwendung von Digital Signage kann die Prozesseffizienz im Vergleich zur Verwendung von Plakaten verbessern. Bei der Verwendung von Digital Signage wird der CDI-Cycle (Creation, Distribution, Installation) bezüglich Kosten und Zeit deutlich verkürzt, da die Distribution faktisch ausgeklammert wird. Während traditionelle Werbemittel gedruckt, versendet und aufgehängt werden müssen, können Contents über Digital Signage Systeme mit einem Klick geändert werden. In erweiterter Form ist eine komplett automatisierte Ausspielung über externe Daten und Schnittstellen möglich.

2. GESTALTUNG

Wenn man eine(n) Personal-, eine(n) Produktions- oder eine(n) IT-Verantwortliche(n) zum Thema Digital Signage befragt, so wird man im Zweifel von allen unterschiedliche Antworten erhalten. Während man im sich im HR-Bereich eher auf die Lösung im Front-End konzentriert, so ist für das IT- und Supply-Chain Ressort eher das Back-End relevant. Da beide Sphären, Front-End und Back-End, sich aber gegenseitig bedingen und diese je nach Use-Case unterschiedlich ausgestaltet sind, sollte man sich zunächst einmal Gedanken bzgl. den Gestaltungsmöglichkeiten machen. Nachfolgend werden entsprechende Anwendungsbeispiele aufgezeigt.

Infodisplays

In einfachster Form kann ein Mitarbeiterinformationssystem (MIS) in Form von passiven Infodisplays umgesetzt werden. Passive Infodisplays sind Systeme mit denen die jeweilige Zielgruppe effizient informiert bzw. unterhalten werden kann. Ausgehend vom jeweiligen Content-Management-System können bei passiven Infodisplays verschiedene Inhalte in die Darstellung integriert werden. Zum einen können dies Informationen aus dem betrieblichen Kontext sein. Zum anderen können auch Inhalte wie das Wetter oder Nachrichten dargestellt werden. Durch die Aufteilung der Anzeige mittels Split-Screen sind der Umsetzung nahezu keine Grenzen gesetzt.

Guidance-Systeme

Guidance-Systeme sind Systemlösungen, mit denen die Mitarbeiter bei einer bestimmten Aktion unterstützt werden können. Häufig eher passiv eingesetzt, können diese auch interaktiv gestaltet sein. Die wohl bekannteste Verwendungsform von Guidance-Systemen ist das Wegeleitsystem. Über ein Wegeleitsystem können Mitarbeiter und Besucher schneller zum gewünschten Ziel geführt werden. Analog kann ein ähnliches Setup auch dazu verwendet werden, den Entscheidungsprozess von Mitarbeitern in der Produktion in zu unterstützen. Bspw. kann ein entsprechendes Infosystem so konfiguriert werden, dass sich Mitarbeiter über eine Scanner-Funktion zusätzliche Informationen zum jeweiligen Prozessschritt einholen können.

Schwarzes Brett 4.0

Ein Guidance-System in einem allgemeineren Kontext stellt das schwarze Brett 4.0 dar. Während klassische Guidance-Systeme eher kontext- bzw. ortsbezogen sind (bspw. an der jeweiliger Arbeitsstation), so kann das schwarze Brett 4.0 überall dort eingesetzt werden, wo Mitarbeiter wiederkehrend vorbeikommen. Über das schwarze Brett 4.0 können Informationen interaktiv mit den Mitarbeitern geteilt werden, sodass diese auch nachträglich bzw. situativ eingesehen werden können. Den Einsatzmöglichkeiten sind inhaltlich keine Grenzen gesetzt. Vom Schichtplan bis hin zu den Produktionskennzahlen können sämtliche Informationen bzw. Informationsquellen (bspw. über Microsofts Power-BI) integriert werden.

3. MEHRWERT

Wie eingangs erwähnt können Digital Signage Lösungen je nach Betrachterkreis unterschiedlich ausgeprägt sein. Entsprechend unterschiedliche sind die Vorteile bzw. der Mehrwert der dadurch entsteht. Ausgehend von einer unternehmerischen Denkweise gibt es hier grundsätzlich zwei Richtungen, in denen ebd. ausgeprägt sein können – Erfolg maximieren, Kosten minimieren. Eine entsprechende Digital Signage Lösung ist dann nachhaltig, wenn dauerhaft ein unternehmerischer Nutzen generiert werden kann. Je nach Business-Case können hier folgende Vorteile gehoben bzw. Teilziele erreicht werden:

4. AUSBLICK

Das Ende des Beitrags bedeutet noch nicht, dass man am Ende des Themengebiets angekommen ist. Gerade in einem vielschichtigen Bereich, wie dem der internen Kommunikation, gilt es erst einmal relevante Use-Cases zu identifizieren. Denn, mit einer Lösung die am Ziel vorbeigeht, ist am Schluss niemandem geholfen. Wie im Beitrag aufgezeigt können Digital Signage Lösungen von der Konzeption unterschiedlich angegangen werden. Um die Umsetzung dabei zielführend zu gestalten, gilt es die Bereiche Software, Hardware und Content so miteinander zu verknüpfen, dass eine optimale Nutzererfahrung realisiert werden kann.